Jak napisać podanie o pracę - poradnik
W poszukiwaniu zatrudnienia bardzo ważne jest nie tylko aktywne przeglądanie ofert na portalach ogłoszeniowych czy też wizyta w agencji pośrednictwa lub lokalnym Urzędzie Pracy. Poza dobrymi chęciami i otwartością na pracę, kandydat musi dysponować również dobrze przygotowanymi dokumentami w postaci CV, listu motywacyjnego czy portfolio. Dodatkowym elementem, który może przekonać pracodawcę o przyjęciu danego kandydata na stanowisko, jest podanie o pracę. Jak je napisać, aby zwiększyć swoją szansę na zdobycie upragnionego etatu? Tego dowiecie się z naszego poradnika.
Czym jest podanie o pracę?
Najprościej mówiąc, podanie o pracę stanowi dokument, który jednoznacznie sygnalizuje chęć podjęcia zatrudnienia w danym przedsiębiorstwie. Tego rodzaju pismo tworzone jest samodzielnie, bez prośby ze strony rekrutera firmy. Stosuje się je szczególnie wtedy, gdy staramy się o pracę bezpośrednio u pracodawcy. Podanie o pracę kierujemy wtedy, kiedy w danej chwili nie ma jawnej rekrutacji do danej firmy. Z tego względu osoba, która zdecyduje się na stworzenie takiego podania, powinna pamiętać, że ma przed sobą podwójnie trudne zadanie. Z jednej strony musi przyciągnąć uwagę osoby odpowiedzialnej za rekrutację w danej firmie, z drugiej – przekonać ją, że potrzebuje zatrudnić kolejnego pracownika, mimo że nie było tego w planach.
Podanie o pracę a list motywacyjny. Podobieństwa i różnice
Dokumenty te, choć pod pewnymi względami podobne, mają zasadniczo odmienny charakter. Podanie o pracę jest pisane z inicjatywy osoby starającej się o zatrudnienie. Oznacza to, że kandydat sam ubiega się o pracę, a nie jedynie odpowiada na znalezioną ofertę. Podanie o pracę ma zastosowanie w sytuacji, gdy dana firma nie ma aktualnie opublikowanych ogłoszeń o wakacie. Z tego właśnie powodu stosowanie określeń "podanie o pracę" i "list motywacyjny" zamiennie jest uważane za błędne.
Podanie o pracę i list motywacyjny różni też to, że zazwyczaj podanie nie dotyczy konkretnego stanowiska. Osoba, która zdecyduje się na stworzenie podania, wskazuje najczęściej, w jakich obszarach chciałaby się rozwijać, co potrafi i dlaczego chciałaby pracować w danej firmie. W liście motywacyjnym kandydat stara się przekonać rekrutera, dlaczego powinien zostać zatrudniony na stanowisko, na którym jest wakat. To oznacza, że z jednej strony podanie o pracę pozwala na większą dowolność i umieszczenie w nim dokładnie tego, co kandydat uważa za słuszne, z drugiej strony – nie do końca wiadomo, co faktycznie najlepiej w nim zawrzeć. List motywacyjny jest również, w porównaniu do podania o pracę, znacznie bardziej ustrukturyzowany.
Co powinno zawierać podanie o pracę?
W dokumencie nie powinno zabraknąć elementów takich jak:
- dane osobowe kandydata - w tym imię, nazwisko, adres i dane kontaktowe;
- dokładna data i miejsce utworzenia podania;
- adresat - w tym miejscu powinna pojawić się nazwa firmy, do której aplikujemy;
- zwrot grzecznościowy;
- treść zasadniczą - złożoną ze wstępu, rozwinięcia i zakończenia;
- własnoręczny podpis;
- lista załączników;
- klauzula o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Czego nie powinno zawierać podanie o pracę?
W podaniu o pracę nie należy pisać o sprawach niezwiązanych z daną pracą. Przykładowo, zainteresowania związane ze stanowiskiem, o jakie się ubiegamy mogą pozytywnie wpłynąć na decyzję rekrutera danej firmy. Z kolei pasje, które w żaden sposób nie są tożsame z tego rodzaju działalnością, nie powinny się znajdować w podaniu. Znacznie lepiej jest je zawrzeć w przeznaczonej do tego rubryce CV, które przesyłamy wraz z podaniem o pracę.
Co istotne, w podaniu o pracę lepiej nie umieszczać też informacji o całym swoim doświadczeniu zawodowym. Podanie nie służy bowiem powieleniu treści, które znajdują się w CV. Celem dokumentu jest przekonanie osoby zatrudniającej, że kandydat ma umiejętności i wiedzę pozwalające mu pracować w danym obszarze, ale bez opisywania każdego dotychczasowego stanowiska pracy.
Jakie informacje zawrzeć w treści podania o pracę?
W treści podania o pracę należy zawrzeć przede wszystkim prośbę o zatrudnienie na danym stanowisku. Warto podeprzeć swoją prośbę konkretnymi argumentami, które wskazują, że dotychczasowe wykształcenie, doświadczenie i kwalifikacje są tożsame z tymi, których oczekuje się w konkretnym zawodzie. Nie można też zapominać, że podanie o pracę ma przekonać zatrudniającego, że kandydat świetnie sprawdziłby się jako pracownik danej firmy. Tym samym w podaniu warto podać korzyści, jakie przedsiębiorstwo może zyskać, jeśli zdecyduje się na zatrudnienie dodatkowego pracownika – nawet jeśli firma nie planowała żadnej rekrutacji w najbliższym czasie. Dobrze też mieć świadomość, że rekruterzy często pytają o potencjalne korzyści dla firmy z zatrudnienia pracownika na rozmowie kwalifikacyjnej.
Uwaga – studenci, którzy chcą łączyć naukę z pracą, powinni uprzedzić potencjalnego pracodawcę, że kontynuują edukację, ale jednocześnie, że nie będzie to przeszkodą w podjęciu pracy na cały etat.
Forma równie ważna co treść
Warto pamiętać, że podanie o pracę powinno mieć charakter formalny. Odpowiednia forma przejawia się w zastosowaniu grzecznościowych zwrotów językowych. Rozpoczynając podanie, możemy sięgnąć po takie formułki jak: "Zwracam się z prośbą" czy "Uprzejmie proszę". Z kolei w innej części dokumentu, zmierzając do uzasadnienia, można użyć zwrotu: "Prośbę swoją motywuję". Ponadto pisząc podanie o pracę, należy dołożyć wszelkich starań, aby było ono pozbawione błędów ortograficznych i interpunkcyjnych.
Jeśli chodzi o dane do kontaktu, warto zadbać o poprawność ich zapisu. Błędnie podany numer telefonu sprawi, że przedstawiciel firmy nie będzie mógł się do nas dodzwonić. Z kolei w przypadku adresu e-mail należy pamiętać o tym, aby w podaniu o pracę posługiwać się skrzynką o oficjalnym charakterze i neutralnie brzmiącej nazwie. Najlepiej, jeśli będzie ona powiązana z naszym imieniem i nazwiskiem.
Warto też pamiętać, że zarówno CV, jak i podanie o pracę staje się swoistą wizytówką osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Z tego względu należy dołożyć też starań, by dokumenty były przejrzyste, nie zawierały literówek i nieaktualnych danych.
Podanie o pracę. Jaki format wybrać?
W przypadku podania o pracę, przesyłanego do pracodawcy drogą elektroniczną, dokument powinien zostać zapisany w formacie .pdf lub .doc. Aby treść dokumentu prezentowała się przejrzyście, poszczególne jego akapity warto uwypuklić wcięciem w tekście. W tym celu wystarczy użyć klawisza "Tab". Warto również zadbać o stronę estetyczną dokumentu. Aby podanie lepiej wyglądało, należy zastosować justowanie, czyli formowanie bloku tekstu poprzez wyrównanie położenia jego wierszy do obu marginesów jednocześnie. Jeżeli zaś chodzi o wielkość czcionki, w pismach formalnych dla tekstu zasadniczego odpowiednie będzie 12 pkt, zaś dla nagłówków czcionka może być nieco większa (14 pkt). Do oficjalnych pism, takich jak podanie o pracę odpowiedni będzie czytelny i prosty font, taki jak "Calibri", "Arial" lub "Times New Roman". Odpowiednia długość tekstu powinna mieć nie więcej niż 3/4 strony, czyli mniej niż CV. W takim przypadku tym bardziej należy zadbać o selekcję informacji, a także zwięzłość i czytelność przekazu.
Oprócz tego warto też pamiętać o tym, by, jeśli kandydat składa podanie o pracę drogą elektroniczną, przesłał je jako plik PDF. Tak zapisany plik rekruter będzie mógł łatwo otworzyć właściwie na dowolnym urządzeniu. Tego samego nie można powiedzieć o każdym edytorze tekstu.
Załączniki. Co warto zamieścić?
Lista załączników, która jest zamieszczona na końcu podania o pracę, może zapewnić nam rozmowę kwalifikacyjną w danej firmie. Na przykład szczególnie cenionymi załącznikami są referencje od poprzednich pracodawców, które sprawiają, że prezentujemy się jako wiarygodni i solidni pracownicy. Równie cenne jest załączenie certyfikatów poświadczających nabyte umiejętności i uprawnienia podczas kursów czy szkoleń zawodowych, takie jak kurs języka angielskiego czy obsługa specjalistycznych maszyn.
Podsumowując, dobrze napisane o podanie powinno mieć krótką formę, oficjalny charakter, a także zwięzłą i konkretną treść, zawartą w przejrzystych i zrozumiałych słowach. Warto pamiętać, że podanie o pracę musi zwrócić uwagę osoby, która będzie je czytać, a także przekonać ją, że firma potrzebuje dodatkowego pracownika, który mógłby zająć się wskazanym przez siebie zakresem zadań – niezależnie czy chodzi o pracę w korporacji, czy mniejszej firmie.