Koszty prowadzenia działalności gospodarczej
"Sam sobie sterem, żeglarzem i okrętem..." - tak w wielkim skrócie można przedstawić sytuację, w jakiej znajduje się typowy przedsiębiorca. Na jego barkach spoczywa dobra organizacja czasu i miejsca pracy, rozliczanie się z kontrahentami, dbanie o kolejne zamówienia czy wreszcie rekrutacja nowych pracowników. Wiele osób pracujących na etacie marzy, by wreszcie przejść "na swoje" i poczuć pełną niezależność. Ci, którzy poczuwają się na siłach, mają teraz dobry czas, aby spełnić swoje marzenia. Jeśli się postarają, otrzymają od urzędów rozporządzających środkami Unii Europejskiej dofinansowanie na start, a także wsparcie w postaci darmowych specjalistycznych szkoleń.
Przedsiębiorca gotowy na założenie własnej działalności gospodarczej stoi w obliczu wielu niewiadomych. Musi przede wszystkim liczyć się z wydatkami, takimi jak:
1) Koszty rejestracji firmy (koszty administracyjno-skarbowe)
W przypadku zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, od 2015 roku przedsiębiorca nie ponosi kosztów związanych z rejestracją VAT-R. Ma jednak obowiązek złożenia formularza rejestracyjnego do właściwego urzędu skarbowego. Jeśli mimo wszystko przedsiębiorca chce otrzymać potwierdzenie rejestracji, musi liczyć się z kosztem 170 złotych.
Z kolei w przypadku spółek prawa handlowego wymagane jest uzyskanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis ten kosztuje 500 zł. Konieczne jest także poniesienie wydatku w wysokości 100 zł za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Wydanie zaświadczeń, na przykład zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych czy zaświadczenia o niekaralności stanowią dodatkowy wydatek. Podobnie rzecz ma się w przypadku prowadzenia kantoru czy działalności agentów ubezpieczeniowych.
2) Wynajem lokalu/biura
Wynajmowanie biura w centrum miasta wiąże się przede wszystkim z prestiżową lokalizacją, a także łatwym do namierzenia adresem i dobrym dojazdem. Różnorodne lokale gastronomiczne stwarzają możliwość codziennego spożywania smacznych obiadów. Za wygodą kryją się jednak duże koszty najmu.
Istnieje alternatywa, która pozwala na pewne oszczędności w tym zakresie. Wynajem lokalu na uboczu, bo o nim mowa, ma swoje wady i zalety. Negatywnym aspektem takiego rozwiązania jest konieczność dojazdu klientów i kontrahentów do oddalonej od ścisłego centrum dzielnicy miasta lub sąsiedniej miejscowości. W obecnych czasach taka sytuacja nie jest jednak sprawą rzadką i w przypadku wielu branż nie będzie stanowić dużego problemu. Wśród zalet takiego rozwiązania są przede wszystkim niższe ceny najmu, spokojniejsza okolica i mniejszy hałas. Jeśli chodzi o dostęp do usług gastronomicznych, wiele firm prowadzi catering, a pracownicy firm otrzymują abonamenty na obiady w atrakcyjnych cenach. Wbrew pozorom, poranny dojazd do mniej popularnej, choć znacznie oddalonej od centrum dzielnicy potrafi być bardziej komfortowy. Brak stania w korkach sprawia, że znacznie mniej czasu spędzamy w podróży na rzecz dłuższego wylegiwania się w łóżku czy śniadania w gronie bliskich.
Sposobem na zaoszczędzenie na wynajmie lokalu w przypadku freelancerów wykonujących wolne zawody, może być założenie działalności pod opieką Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości. Coworking, bo o tej formie pracy mowa, polega na udostępnieniu konkretnej osobie stanowiska komputerowego w wydzielonej przestrzeni. Ceny zaczynają się już od 250 złotych miesięcznie.
Ciekawym rozwiązaniem dla tych, którzy muszą zapewnić miejsce pracy nie tylko sobie, ale również swoim pracownikom, jest rozwiązanie typu Open Space. Przedsiębiorca otrzymuje otwartą przestrzeń, którą może zarządzać według własnych potrzeb.
3) Zatrudnienie pracowników
W przypadku zatrudniania pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy należy traktować ten wydatek jako koszt stały. W II kwartale 2016 roku płaca minimalna w Polsce wynosiła 1850 złotych brutto. Od 1 stycznia 2017 roku, zgodnie z nowym rozporządzeniem, godzinowa stawka minimalna dla osób zatrudnionych na umowach-zleceniach będzie wynosić 13 złotych brutto. Z kolei pensje osób zatrudnionych na pełny etat będą zaczynać się od 2000 zł brutto. Warto wziąć pod uwagę tę zmianę, planując zatrudnienie pracowników.
4) Szkolenia pracowników
Istnieją dwa sposoby kierowania pracowników na szkolenia. Przedsiębiorca może postarać się o szkolenie z programu operacyjnego Unii Europejskiej dla swojego podwładnego. Wówczas całość lub znaczna część kosztów jest pokrywana ze środków Wspólnoty. Należy jednak pamiętać, że za część szkoleń, organizowanych przez wyspecjalizowane ośrodki i firmy, musi jednak zapłacić pracodawca.
5) Księgowość
Ci przedsiębiorcy, którzy swoje kroki w biznesie rozpoczną od założenia start-upu w ramach Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości, często w pakiecie mają dołączoną opiekę księgową i prawną. Stanowi to znaczne ułatwienie dla osób początkujących w branży.
6) Zakup specjalistycznego sprzętu/oprogramowania
Jednym z kosztów, które musi ponieść przedsiębiorca, jest zakup oprogramowania, a także licencji na użytkowanie programów komputerowych. Warto pamiętać, że licencje komercyjne, niezbędne w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, są zwykle znacznie droższe w porównaniu do licencji na użytkowanie domowe.
7) Koszty eksploatacji urządzeń
Chodzi przede wszystkim o zakup tonerów czy papieru do urządzeń drukujących. Do tej kategorii można także zaliczyć ewentualne koszty napraw.
8) ZUS
Pełnym ułatwieniem dla osób stawiających pierwsze kroki w biznesie są składki preferencyjne. Wówczas wysokość miesięczna składek ZUS przez dwa pierwsze lata funkcjonowania działalności gospodarczej wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia brutto za pracę. W 2016 roku był to wydatek rzędu 555 złotych. Wraz ze wzrostem pensji w styczniu 2017 roku podwyższeniu ulegnie także ta kwota.
9) Media
Do tej kategorii zaliczają się opłaty za prąd, wodę, gaz czy wywóz śmieci.
10) Rachunek bankowy
W zależności od rodzaju konta i danego banku, koszt prowadzenia rachunku bankowego waha się od kilku do kilkudziesięciu złotych.
11) Internet, telefon
Bez nich nie można sobie dziś wyobrazić prowadzenia firmy. Są podstawowymi narzędziami kontaktu z klientem. Ich ceny uzależnione są od wybranego operatora, pakietu i intensywności rozmów.
12) Utrzymanie firmowego samochodu
Auto firmowe jest bardzo funkcjonalnym i w wielu przypadkach niezbędnym narzędziem. Koszt utrzymania samochodu wiąże się z zakupem paliwa, regularnymi przeglądami technicznymi, naprawą uszkodzonych części, a także odprowadzaniem składek na ubezpieczenie AC i OC.