Tematyka dotycząca zarządzania sobą w czasie jest aktualna i potrzebna, chociażby dlatego, że dotyczy każdego z nas. Należy jednak postawić pytanie, jak można zarządzać czymś, na co nie ma się żadnego wpływu. Czy można kierować czymś, co jest poza naszą kontrolą? Doprecyzowując, nie możemy w żaden sposób rządzić czasem, a jedynie sobą w jego przestrzeni.
Sposoby na czas
Zatem w jaki sposób zarządzać sobą w przestrzeni czasu? Najbardziej pragmatycznym rozwiązaniem jest kontrola własnych działań i zachowań, które umiejscowione są w czasie. Każdy z nas ma do dyspozycji taki sam bank czasu w dniu, tygodniu etc. Nie ma takiej możliwości, aby pojawiała się wróżka z czarodziejską różdżką i wydłużyła nam chociażby jedną godzinę. Niemniej jednak, żeby nie marnować żadnej minuty w ciągu dnia, przyjrzymy się czterem sposobom, w jaki sposób nim zarządzać.
1. Prawidłowe formułowanie celów oraz planowanie listy zadań
Wyznaczanie celów i ich realizacja to sposób na poczucie satysfakcji i spełnienie. Zatem na wstępie ustal cel oraz określ termin jego realizacji. Do jego osiągnięcia przydatna może okazać się lista zadań, na której wypiszesz wszystkie etapy, które przybliżą Cię do sukcesu.
2. Umiejętność świadomego dysponowania swoim czasem oraz eliminacja najpoważniejszych złodziei czasu
Świadomość posiadania określonego banku czasu jest bardzo ważna. Równie istotne jest zarządzanie sobą w przestrzeni czasu. Współcześnie żyjemy narażeni na zgiełk informacyjny oraz na różnego rodzaju rozpraszacze z otoczenia. Pojawiające się każdego dnia nowe aplikacje wręcz walczą o każdą minutę naszej uwagi. Złodzieje czasu (dystraktory) utrudniają wykonanie zaplanowanych zadań. Wśród dystraktorów wymienić można telefon komórkowy, wiadomości e-mail, dostęp do internetu i wiele innych. Zainstaluj aplikacje będące blokadami, wyłącz telefon i skup się na bieżących zajęciach.
3. Znajomość zasad i metod zarządzania czasem
Najpopularniejszymi zasadami i technikami zarządzania sobą w przestrzeni czasu są: zasada Parkinsona, zasada 80/20 oraz metoda ABC.
Zasada Parkinsona głosi, że im więcej czasu mamy na wykonanie jakiegoś zadania, tym więcej czasu nam ono zabiera. Może oznaczać to, że zadanie zabierze tyle czasu, ile dasz sobie na jego wykonanie. Przykładowo, jeżeli na wykonanie zadania masz trzy godziny, to właśnie tyle zajmie Ci jego wypełnienie. Jeżeli na jego wykonanie masz cztery godziny, wówczas zadanie zabierze Ci cztery godziny. W przypadku gdy konkretne zadanie ma zostać wykonane w późniejszym terminie, z pewnością zrobisz je na ostatnią chwilę.
Kolejną regułą dotyczącą zarządzania przestrzenią w czasie jest zasada 80/20. Jej twórca, Vilfredo Pareto, odkrył, że każda dziedzina życia tak naprawdę podlega właśnie tej zasadzie. Przykładowo 20% produktów danej firmy może dać 80% zysku, natomiast 20% informacji pozwala na podjęcie 80% decyzji. Na podstawie tych analiz można wywnioskować, że jedynie 20% czasu, który przeznaczamy na dane zadanie, może dać nam 80% wyników, natomiast pozostałe 80% czasu to 20% wyników. Oznacza to, że z dziesięciu zadań, które mamy zrobić, tylko dwa zadania odpowiadają wartości ośmiu pozostałych spraw.
Metoda ABC opiera się na omówionej powyżej zasadzie Pareto. Przydaje się do uszeregowania zadań według ważności. Wymienić można tutaj trzy etapy. Pierwszym z nich jest wypisanie wszystkich zadań, jakie mamy do wykonania. Drugim jest zaklasyfikowanie zadania do określonej kategorii:
- bardzo ważne, priorytetowe zadania (15% zadań, 65% wydajności)
- ważne zadania (20% wszystkich zadań, 20% wydajności)
- nieważne lub mało ważne zadania (65% wszystkich zadań, 15% wydajności).
Ostatnim etapem jest zaplanowanie dnia w taki sposób, aby zacząć dzień od kategorii A, przechodząc do kategorii B i C.
4. Zagospodaruj czas na odpoczynek
To chyba jedna z najważniejszych zasad. Człowiek jest produktywny tylko wtedy, kiedy jest wypoczęty. Aby naprawdę się zregenerować, trzeba wybrać aktywność, która polega na odciążeniu tych zmysłów, które wykorzystujesz podczas wykonywania codziennych obowiązków (np. zawodowych) i pobudzeniu tych obszarów, którym na co dzień nie poświęcasz odpowiednio dużo czasu. W ten sposób ciało i umysł pozostaną w równowadze.
Wszystkie wymienione sposoby na to, jak efektywnie zarządzać sobą w przestrzeni czasu, są proste do wprowadzenia w życie. Tym samym przyniosą zmiany, które znacząco wpłyną na jakość Twojego życia, m. in. na: osiągnięcie lepszych wyników w nauce, wygospodarowanie więcej czasu na przyjemności, realizację tych samych zadań z mniejszym nakładem pracy, wzrost motywacji wewnętrznej, a przede wszystkim na osiąganie zamierzonych celów. Powodzenia!
