Przygotowanie do negocjacji – czy można wygrać i doprowadzić do wykonania umowy?

Nieomal na każdych szkoleniach, warsztatach, zajęciach, seminariach o tematyce negocjacji słyszymy, jak ważny jest pierwszy ich etap, czyli przygotowanie. Większość książek o negocjacjach koncentruje się na tym, co strony powinny robić przy stole, kiedy spotykają się twarzą w twarz. To prawda, że istnieją ważne i wartościowe sprawy do omówienia w tych warunkach, ale jest też sporo rzeczy, które negocjatorzy muszą zrobić, zanim jeszcze wejdą do pokoju, w którym odbędą się negocjacje.

Na czym polegają skuteczne negocjacje?

Skuteczne negocjacje zaczynają się od odpowiednich przygotowań i rozmów wewnątrz organizacji. Jest ważne, by zrozumieć, że negocjatorzy nie pracują w próżni. Prawidłowo przeprowadzone negocjacje pozwalają na osiągnięcie sukcesu. Aby jednak tak się mogło stać, niezbędne jest precyzyjne planowanie wszystkich możliwych aspektów wcześniej, zanim dojdzie do pierwszego spotkania. Moja własna, kilkudziesięcioletnia praktyka w bezpośrednim zarządzaniu współpracą z klientami w obrocie B2B, wskazuje, że najczęściej o negatywnym wyniku negocjacji decyduje zbyt mało czasu poświęconego na planowanie negocjacji. Znaczenie ma również nieuczenie się poprzez wyciąganie wniosków z już przeprowadzonych negocjacji na linii: negocjacje – realizacja. 

Jak ważny jest pierwszy etap?

Znaczenie pierwszego etapu negocjacji, który powinien zajmować największą część całego procesu, jest kluczowe. To w tym czasie przygotowania, sporządzana jest m.in. strategia współpracy, są definiowane i weryfikowane cele negocjacyjne, sporządzany profil partnera negocjacyjnego i poszukiwane alternatywne rozwiązania na wypadek fiaska rozmów.
W moich rozważaniach zadałam sobie pytanie, i chcę również skierować je, jako wstęp do dyskusji z czytelnikiem, czy stworzenie uniwersalnego modelu przygotowania do negocjacji, który pozwoli na bezpieczne rozpoczęcie każdego procesu negocjacyjnego jest możliwe?

Być może odpowiedź jest zawarta w holistycznym podejściu, które z jednej strony uwzględnia zakres tzw. twardych kompetencji (np. umiejętność liczenia, szybkiej analizy trendów i wyciągania wniosków z raportów rynkowych i innych dotyczącej konkretnej branży) i zakres miękkich kompetencji. Jakość negocjacji może w głównej mierze zależeć zarówno od jednych, jak i drugich zbiorów kompetencji. Negocjatorzy powinni swobodnie odnajdywać się w obu zakresach, czyli podchodzić do procesu całościowo (holistycznie). Jednak trudno przyswoić pełen zakres kompetencji, dlatego też ważne jest wsparcie, na które mogą liczyć (w zależności od potrzeb). Może pochodzić ono od ekspertów z zakresu m.in. finansów, logistyki, prawa i innych działów w firmie, jeśli negocjacje dotyczą wytworzenia wartości, a nie wyłącznie zawarcia umowy.

W większości przypadków negocjator (w firmie) nie jest w stanie kontrolować całego procesu współpracy, i dlatego w codziennych działaniach pomocni są mu pracownicy z innych działów przedsiębiorstwa (np. marketingu, logistyki, prawnego, finansowego, produkcji). Co z tego wynika? Wymierne korzyści i poczucie bezpieczeństwa oraz bezpośredni wpływ na zarządzanie i realizację każdej umowy.

Od czego zacząć planowanie?

Każde planowanie powinno się zacząć od podstawowego pytania związanego z celem negocjacji, które jest przełożeniem strategii całej organizacji. Na poziomie ogólnym to łączenie takich obszarów, jak ekonomia, prawo i psychologia, a na poziomie szczegółowym, to po prostu budowa zespołów negocjacyjnych składających się z osób reprezentujących różne działy dotyczące wsparcia negocjatora. Kolejna część tego procesu, to próba określenia tych samych aspektów, ale od strony partnera negocjacyjnego. Im więcej możliwości, zagrożeń i potencjalnych scenariuszy będzie opracowanych na tym etapie, tym mniejsze zagrożenie, że zostaniemy zaskoczeni. 

W praktyce oznacza to konieczność zastanowienia się nad celem negocjacyjnym drugiej strony. Warto wziąć pod uwagę ofertę współpracy, która może zostać zaproponowana, wykorzystanie czasu i komunikacji pozawerbalnej jako technik wywierania wpływu, czy w końcu pytanie o to, czy druga strona w ogóle musi współpracować z moim przedsiębiorstwem?

Elementy, na których warto się skupić

Przygotowując się do negocjacji, warto wziąć pod uwagę m.in. cel przystąpienia do procesu, precyzyjne określenie tematu i przedmiotu negocjacji (jeśli jest to konieczne – podzielenie ich przedmiotu na kwestie negocjacyjne). Ważne elementy to również: zdefiniowanie obszaru, reguł porządku, przewidywanie celów i taktyk drugiej strony, BATNA i WATNA, informacja na temat partnera negocjacyjnego: kim jest, jakie zajmuje stanowisko, czy jest decyzyjny? Nie należy lekceważyć też miejsca spotkania, zaplecza. Czy wiadomo, jak dojechać na spotkanie, aby się nie spóźnić i jak może wyglądać sala spotkań. W obecnej sytuacji warto rozważyć negocjacje online. Ponadto trzeba wziąć pod uwagę ofertę biznesową; przydatność zespołu negocjacyjnego, termin negocjacji, ale i czas całego procesu, określić strategię negocjacji, minima i maksima negocjacyjne. Ten zakres nie jest zamknięty. Ciągle należy nad nim pracować, udoskonalać, mieć na uwadze specyfikę branży.
 

Przerwanie procesu negocjacyjnego lub jego zamknięcie na niekorzystnych warunkach to duży dyskomfort dla każdego profesjonalnego negocjatora. Nie wszystko da się przewidzieć i zaplanować, ale zawsze należy zakładać, że brak odpowiedniego przygotowania oznacza brak zgody na rozpoczęcie procesu.

Bez względu na to, jak trudny może wydawać się partner biznesowy, wszystkie procesy negocjacyjne oparte są na tych samych schematach dochodzenia do rozwiązań korzystnych dla obu stron, do porozumienia. Brak profesjonalnego przygotowania może stać się przyczyną fiaska rozmów. Czynniki, takie jak odpowiednie zdefiniowanie celu, zebranie wiedzy na temat partnera biznesowego czy posiadanie BATNA, to podstawowe zmienne, które należy opracować przed rozpoczęciem rozmów. Pomimo faktu, że każdy negocjator ma indywidualny sposób opracowywania schematu przygotowania, ważne jest poszukiwanie zasad uniwersalnych, które mogą przyczynić się do bardziej sprawnego poprowadzenia cyklu spotkań negocjacyjnych.
 

Podstawowe pytanie, które należy sobie zadać przed rozpoczęciem każdego procesu, brzmi: „Ile mam czasu na planowanie i jak go efektywnie wykorzystać”?. Kolejna okazja do rozpoczęcia współpracy z kluczowym partnerem biznesowym może już nie mieć miejsca. 

Jeżeli istnieją możliwości, aby budować zespoły negocjacyjne i wspólnie się przygotowywać, należy to robić. To nic innego, jak poszukiwanie mocnego wsparcia, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo w trakcie spotkań negocjacyjnych. Prawdopodobnie nie ma jednej, skutecznej metody, prowadzącej do sukcesu w każdym procesie, ale właśnie ten zakres powinien stanowić największe wyzwania dla każdego negocjatora. Znajomość setki technik negocjacyjnych nie będzie wystarczająca, jeśli nie spróbujemy przewidzieć możliwych scenariuszy całego procesu, czyli nie będziemy przygotowani.

BATNA – Best Alternative To Negotiated Agreement, inaczej „najlepsza z alternatyw negocjowanego porozumienia". Termin został użyty po raz pierwszy w 1981 roku w książce Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się,  R. Fisher, W. Ury, B. Patton.
WATNA – Worst Alternative To Negotiated Agreement, „czyli najgorsza z alternatyw negocjowanego porozumienia”.

Zainteresował Cię ten temat? Obejrzyj wideo pt. 4 skuteczne techniki negocjacyjne.