Dlaczego umiejętność komunikowania się z innymi jest tak ważna? Czy nie wystarczy po prostu się porozumiewać?
Pracując ze studentami czy prowadząc szkolenia dla firm z zakresu komunikacji międzyludzkiej, zawsze podkreślam, że komunikacja to nie tylko wypowiadane słowa. To również empatia, umiejętność słuchania, odczytywania mowy ciała, dostosowanie komunikatu do osoby, z którą rozmawiamy, a przede wszystkim savoir vivre. Umiejętność komunikowania się jest uznawana za kluczową kompetencję XXI wieku wśród pracodawców. Prawda jest taka, że mamy z nią do czynienia wszędzie. Przykładowo: pracując w zespole, musimy się komunikować; jeśli jesteśmy menedżerami, zlecamy zadania, więc musimy się komunikować; rozwiązujemy problem – musimy się komunikować; nawet w kłótni z partnerem musimy to robić. Dlatego tak ważne jest, aby znać podstawowe zasady komunikacji interpersonalnej i rozwijać umiejętności w tym zakresie.
W komunikacji zawsze bierze udział nadawca i odbiorca. Może ona odbywać się na poziomie słownym oraz za pomocą gestów. Podczas rozmowy z drugą osobą warto pamiętać o kilku istotnych zasadach:
- nie przerywaj rozmówcy
- bądź cierpliwy i opanowany
- okazuj zainteresowanie
- koncentruj się tylko na rozmówcy
- zadawaj pytania
- mów zrozumiałym językiem
- upewnij się, że dobrze zrozumiałeś partnera
- stosuj potwierdzenia niewerbalne (np. kiwanie głową dla potwierdzenia).
Dlaczego się komunikujemy?
Człowiek jest istotą społeczną. Poprzez komunikowanie się zaspokaja podstawowe potrzeby fizjologiczne, społeczne i tożsamościowe. Oto korzyści wynikające z konieczności nawiązywania relacji z drugim człowiekiem:
- wpływa na dobrostan człowieka
- jest źródłem wiedzy o samym sobie
- tworzy poczucie przynależność do grupy społecznej
- sprawia przyjemność i jest sposobem okazywania uczuć.
Bardzo ważną kwestią w procesie komunikacji jest aktywne słuchanie. Każdy z nas powinien pracować nad wyrobieniem w sobie tej umiejętności, ponieważ jest to jeden z elementów komunikacji międzyludzkiej wpływający na kształtowanie się relacji z przyjaciółmi, rodziną, a także z osobami, z którymi spotykamy się w pracy. Ludzie cenią sobie osoby, które potrafią ich wysłuchać. Co więcej, aktywne słuchanie łagodzi kryzysy oraz zapobiega wybuchom złości i nieporozumieniom. Trzeba pamiętać, że głównym narzędziem aktywnego słuchania jest parafrazowanie, czyli zdania typu: „Czy dobrze zrozumiałem, że ty…” lub „Z tego, co powiedziałaś, rozumiem, że...”.
Bariery komunikacyjne
Podczas porozumiewania się mogą wystąpić bariery komunikacyjne, które w miarę możliwości należy niwelować. Przykładowo, jeśli zapraszamy kogoś na negocjacje, zadbajmy o to, żeby w pomieszczeniu, w którym będą się odbywały rozmowy:
- nie było nadmiernego hałasu
- odległość między rozmówcami nie była zbyt duża, ale jednocześnie by zachowane było minimum komfortu
- temperatura pomieszczenia była sprzyjająca, ponieważ – jak wskazują badania – wysoka temperatura sprzyja zachowaniom agresywnym oraz szybkiemu zmęczeniu.
Do najczęstszych barier w komunikacji należą:
- fizyczne – hałas, odległość, temperatura, zmęczenie, głód, pragnienie, ale również cechy naszego mówcy np. jego ubiór
- psychologiczne – różnice kulturowe, samopoczucie, stereotypy, utrudnienia percepcyjne
- intrapsychiczne – osądzanie, decydowanie za innych, zniekształcenia poznawcze, tj. myślenie czarno-białe, czytanie w myślach, pomijanie pozytywów.
Podczas ważnej rozmowy biznesowej zła komunikacja może doprowadzić do przerwania negocjacji, a w sytuacjach skrajnych doprowadzić do konfliktów.
Złote zasady efektywnej komunikacji
- Nie oceniaj, nie krytykuj, dawaj konstruktywną informację zwrotną.
- Opisuj sytuację. Wyrażaj swoje zdanie, koncentrując się na faktach i zachowaniach.
- Stosuj komunikaty typu „Ja”, a nie „Ty”, czyli mów o sobie i o tym, co czujesz.
- Prowadź rozmowy w warunkach bezpieczeństwa i zaufania.
- Przekazuj informacje tzw. metodą kanapki: pozytywna – negatywna – pozytywna.
- Słuchaj innych i szanuj ich zdanie.
- Mów wyraźnie, utrzymując kontakt wzrokowy z rozmówcą, ale oczywiście nie wpatruj się cały czas w oczy rozmówcy, ponieważ może uznać to za agresję.
- Szukaj rozwiązań zaistniałej sytuacji. Nie uprawiaj czarnowidztwa.
A ponadto ćwicz, ćwicz, ćwicz… Tylko trening czyni mistrza komunikacji.
