Jak zmieniające się przepisy prawne kształtują przyszłość e-commerce w 2025 roku

Branża e-commerce stoi przed istotnymi zmianami regulacyjnymi, które wpłyną na działalność przedsiębiorców na terenie Unii Europejskiej. Nowe przepisy dotyczące dostępności cyfrowej, ochrony konsumentów, sztucznej inteligencji, podatków oraz bezpieczeństwa produktów mogą znacząco wpłynąć na konkurencyjność firm. Z artykułu poznasz kluczowe zmiany oraz praktyczne kroki, które warto podjąć, aby dostosować się do nadchodzących regulacji i uniknąć sankcji.

Europejski Akt o Dostępności (EAA) – nowe standardy cyfrowe

Rosnące znaczenie dostępności cyfrowej sprawia, że e-commerce musi przystosować swoje usługi do wymogów prawnych. Od 28 czerwca 2025 roku Europejski Akt o Dostępności (EAA) nakłada na przedsiębiorców obowiązek dostosowania produktów i usług do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Jednym z kluczowych standardów stosowanych w ramach tych wymagań są wytyczne WCAG (Web Content Accessibility Guidelines), które określają techniczne zasady dostępności stron internetowych i aplikacji cyfrowych. WCAG 2.1 opiera się na następujących 4 zasadach.

Postrzegalność – zapewnienie alternatywnych opisów grafik, transkrypcji dla treści audio, napisów do materiałów wideo oraz odpowiedniego kontrastu kolorystycznego. Dzięki temu użytkownicy z niepełnosprawnościami wzrokowymi mogą w pełni korzystać z treści wizualnych i dźwiękowych na stronach e-commerce.

Funkcjonalność – pełna obsługa klawiaturą, poprawna struktura nagłówków, formularzy i przycisków akcji. Ułatwia to nawigację osobom, które nie mogą korzystać z myszy lub ekranów dotykowych, co poprawia ogólną użyteczność serwisów internetowych.

Zrozumiałość – stosowanie prostego języka, przewidywalnej nawigacji i intuicyjnych komunikatów dla użytkowników. Klarowna komunikacja pozwala uniknąć błędów i nieporozumień, co pozytywnie wpływa na konwersję i lojalność klientów.

Kompatybilność – wsparcie dla technologii asystujących, takich jak czytniki ekranowe.

Nieprzestrzeganie przepisów EAA może skutkować sankcjami finansowymi oraz wykluczeniem z dostępu do klientów. Dostosowanie e-commerce do tych wymogów pozwoli nie tylko spełnić wymagania prawne, ale także poszerzyć grupę odbiorców, poprawiając użyteczność serwisu.

Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE) – zmiany w strategii marketingowej

W dobie cyfrowego marketingu i wzrastającej liczby regulacji dotyczących ochrony prywatności, konieczne staje się wprowadzenie jasnych zasad w komunikacji z klientami. Od listopada 2024 roku Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE) wprowadza nowe wymogi dotyczące komunikacji marketingowej i ochrony prywatności konsumentów.

Jedna zgoda na wszystkie kanały komunikacji

Nowe przepisy wymagają od firm uzyskania jednej, wyraźnej zgody od klientów na kontakt marketingowy poprzez wszystkie dostępne kanały, takie jak e-mail, połączenie telefoniczne, SMS oraz komunikatory internetowe. Oznacza to konieczność przejrzystego formułowania zgód oraz zapewnienia użytkownikom jasnej informacji na temat sposobów wykorzystywania ich danych.

Obowiązek archiwizacji zgód klientów

Każda firma prowadząca działania marketingowe zobowiązana jest do przechowywania dowodów zgód klientów na komunikację handlową. Wymaga to wprowadzenia systemów do zarządzania danymi, które umożliwią łatwe przechowywanie i ewentualne udostępnienie zgody w przypadku kontroli. Przedsiębiorcy muszą również zapewnić klientom możliwość wglądu w udzielone zgody oraz ich wycofania w dowolnym momencie.

Surowe kary za nieprzestrzeganie przepisów

Nieprzestrzeganie nowych regulacji dotyczących zgód marketingowych może skutkować nałożeniem wysokich kar finansowych, sięgających nawet 3% rocznego obrotu firmy. Oprócz sankcji finansowych, przedsiębiorstwa mogą również narazić się na utratę zaufania klientów, co negatywnie wpłynie na ich wizerunek. Dlatego kluczowe jest wdrożenie skutecznych mechanizmów zgodności z PKE, które minimalizują ryzyko naruszeń i zapewniają transparentność działań marketingowych.

Kroki dla e-commerce

Dostosowanie strategii marketingowej do nowych regulacji wymaga przeglądu bazy zgód, aktualizacji polityki prywatności oraz modernizacji narzędzi CRM (Customer Relationship Management). Przedsiębiorcy powinni wdrożyć przejrzyste procedury zarządzania danymi klientów, zapewniając pełną zgodność z nowymi przepisami.

Zmiany podatkowe 2025 – zwolnienia z VAT

Nowe przepisy podatkowe wprowadzają istotne zmiany zarówno dla sprzedawców transgranicznych, jak i firm działających na rynku krajowym. Obejmują one zarówno uproszczenia, jak i nowe obowiązki podatkowe, które mogą wpłynąć na sposób prowadzenia działalności.

Procedura SME VAT

Od 1 stycznia 2025 roku firmy mogą skorzystać z procedury SME VAT, umożliwiającej zwolnienie z VAT w UE, jeśli ich roczny obrót nie przekroczy 100 000 euro.

Istnieją jednak pewne ograniczenia i dodatkowe wymagania:

brak możliwości odliczenia VAT od zakupów związanych ze sprzedażą objętą zwolnieniem, co może wpłynąć na koszty działalności,

konieczność monitorowania progów podatkowych w krajach UE, do których firma sprzedaje swoje produkty, aby nie przekroczyć limitów zwolnienia z VAT,

konieczność składania kwartalnych deklaracji VAT, co wymaga dodatkowej organizacji księgowej.

Nowe zasady zwolnienia z VAT w Polsce

Od stycznia 2025 roku zmieniają się również zasady zwolnienia z VAT w Polsce. Limit 200 000 zł pozostaje bez zmian, ale jego zakres został poszerzony o wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) oraz usługi reasekuracyjne, jeśli nie mają one charakteru pomocniczego. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą dokładniej monitorować swoje obroty, zarówno w sprzedaży krajowej, jak i transgranicznej, aby nie przekroczyć limitu zwolnienia z VAT.

Rozporządzenie o Ogólnym Bezpieczeństwie Produktów (GPSR)

Bezpieczeństwo produktów w e-commerce to kluczowy aspekt nowych regulacji. Od 13 grudnia 2024 roku GPSR wprowadza surowsze wymagania dotyczące przejrzystości informacji o produktach, procedur wycofywania wadliwych towarów oraz odpowiedzialności sprzedawców i producentów. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie ochrony konsumentów, a także budowanie zaufania do zakupów online.

Obowiązkowe informacje o produktach

Nowe regulacje wymagają od przedsiębiorców e-commerce większej przejrzystości w prezentowaniu produktów. Każdy produkt sprzedawany online musi zawierać kompletne informacje o producencie, numer identyfikacyjny oraz szczegółowe ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa. Takie działania mają na celu ochronę konsumentów i eliminację nieuczciwych praktyk handlowych.

Procedury wycofywania produktów

W przypadku wykrycia wadliwego lub niebezpiecznego produktu sprzedawcy internetowi muszą niezwłocznie wdrożyć procedury wycofywania go z rynku. Firmy są zobowiązane do informowania klientów o ryzykach oraz zapewnienia możliwości zwrotu, wymiany lub naprawy produktu. Skuteczna realizacja tych procedur minimalizuje ryzyko prawne oraz wzmacnia zaufanie konsumentów.

Sankcje finansowe

Nieprzestrzeganie nowych regulacji dotyczących bezpieczeństwa produktów może skutkować wysokimi karami finansowymi. W zależności od skali naruszenia przedsiębiorcy mogą zostać obciążeni grzywnami sięgającymi od 40 000 zł do nawet 1 000 000 zł. Wdrożenie odpowiednich procedur i systemów kontroli jakości pozwoli uniknąć konsekwencji prawnych i finansowych.

Regulacje AI Act – sztuczna inteligencja w e-commerce

Wraz z dynamicznym rozwojem sztucznej inteligencji (SI) w sektorze e-commerce, Unia Europejska wprowadza AI Act – kompleksowe regulacje mające na celu zapewnienie etycznego i bezpiecznego wykorzystania technologii SI. Przepisy te, które wejdą w życie w 2025 roku, klasyfikują systemy SI według poziomu ryzyka, co determinuje zakres obowiązków dla przedsiębiorców.

Niektóre systemy SI, uznane za szczególnie niebezpieczne, zostaną całkowicie zakazane w UE. Dotyczy to m.in. technologii manipulujących zachowaniami użytkowników w sposób szkodliwy oraz systemów oceny społecznej, które klasyfikują osoby na podstawie ich zachowań ekonomicznych lub społecznych.

Z kolei systemy wysokiego ryzyka, takie jak algorytmy personalizujące oferty dla klientów czy systemy rekomendacji produktów, będą podlegały surowym regulacjom. Przedsiębiorcy wykorzystujący tego typu narzędzia będą musieli przeprowadzać ocenę zgodności z normami UE, zapewnić transparentność działania oraz wdrożyć mechanizmy nadzoru ludzkiego nad decyzjami podejmowanymi przez SI.

Mniej rygorystyczne zasady obejmą systemy o ograniczonym ryzyku, do których należą np. chatboty obsługujące klientów czy proste systemy rekomendacji. W ich przypadku wymagane będzie informowanie użytkowników o interakcji z SI oraz zapewnienie im możliwości rezygnacji na rzecz kontaktu z człowiekiem.

Przedsiębiorcy powinni przeanalizować stosowane narzędzia SI pod kątem ich klasyfikacji według AI Act, a także wdrożyć wymagane procedury, w tym dokumentację techniczną i nadzór w systemach wysokiego ryzyka. Równie istotne jest monitorowanie zmian prawnych, aby na bieżąco dostosowywać strategię biznesową i unikać potencjalnych sankcji.

Podsumowanie: jak przygotować e-commerce na nowe regulacje?

Dostosowanie się do nadchodzących zmian to kluczowy krok w utrzymaniu konkurencyjności i uniknięciu sankcji. Przedsiębiorcy powinni:

przeprowadzić audyt dostępności – zweryfikować, czy strona internetowa spełnia wymogi WCAG 2.1 oraz Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA), co obejmuje m.in. obsługę serwisu za pomocą klawiatury, odpowiedni kontrast kolorystyczny i poprawność alternatywnych opisów grafik,

zaktualizować strategię marketingową – dostosować komunikację do Prawa Komunikacji Elektronicznej (PKE) poprzez uzyskanie jednej, wyraźnej zgody na wszystkie kanały komunikacji marketingowej oraz wdrożenie mechanizmów umożliwiających zarządzanie zgodami klientów,

dostosować politykę cenową i podatkową – monitorować procedurę SME VAT, aby ocenić możliwość zwolnienia z VAT, śledzić progi podatkowe w krajach, do których firma sprzedaje produkty, oraz dostosować systemy księgowe do nowych wymagań,

zadbać o bezpieczeństwo produktów – spełnić wymogi Rozporządzenia o Ogólnym Bezpieczeństwie Produktów (GPSR), zapewniając odpowiednie oznaczenia produktów i wdrażając procedury wycofywania w razie potrzeby,

sprawdzić zgodność SI z AI ACT– przeanalizować stosowane narzędzia sztucznej inteligencji, zwracając uwagę na ich klasyfikację ryzyka, wymagania dotyczące transparentności oraz konieczność nadzoru ludzkiego w przypadku systemów wysokiego ryzyka.

Dostosowanie się do przepisów może zapewnić lepszą jakość usług, większą przejrzystość działań oraz wyższy poziom zaufania klientów. Firmy, które wdrożą nowe regulacje w sposób przemyślany i strategiczny, mogą nie tylko uniknąć kar, lecz również zyskać przewagę konkurencyjną oraz umocnić swoją pozycję na rynku europejskiego e-commerce.