Praca zdalna jedynie w czasie pandemii czy może dłużej?

Rozwój nowych technologii informacyjnych i komunikacyjnych, rosnąca komercjalizacja społeczeństwa oraz podążanie za europejskimi trendami coraz silniej oddziałują na rynek pracy w Polsce. Zastosowanie nowych form teleinformatycznych zmienia dotychczasowe sposoby organizacji życia i pracy oraz umożliwia decentralizację struktur przedsiębiorstw. Stają się one coraz bardziej rozproszone i zorientowane na zadania, gdzie miejsce wykonywania pracy i czas pracy mogą być kształtowane bardziej elastycznie i niezależnie od siebie. Praca zdalna ma coraz szersze zastosowanie na całym świecie. Jako jedna z form zatrudnienia rozwija się w Europie już od ponad 40 lat, jednak w Polsce jeszcze do niedawna nie była to powszechna praktyka (przed spec ustawą koronawirusową na próżno w polskich przepisach prawnych szukać regulacji i pojęcia „praca zdalna”).

Taka praca budzi obawy

Choć trudno doszukiwać się w koronawirusie pozytywnych stron, to w przypadku pracy zdalnej bez wątpienia właśnie pandemia wypromowała tę formę pracy w Polsce i zmusiła przedsiębiorców do przejścia w tryb zdalnej pracy. Jak pokazują wyniki badań firmy Antal (z lutego 2020 r.), około 2,5 mln aktywnych zawodowo Polaków realizuje zadania, które mogą być wykonywane zdalnie (w całości lub częściowo). Ponadto praca zdalna wymieniana jest wśród pracowników i kandydatów do pracy jako jeden z czynników wpływających na ich satysfakcję z pracy oraz pozytywne postrzeganie pracodawcy (jako nowoczesnego i ufającego swoim pracownikom).

Czy zatem problem leży jedynie w samym pracodawcy, który poprzez pracę zdalną „traci bezpośrednią kontrolę” nad pracownikiem? Czy to może ograniczenie kierownika, który boi się wyjść poza schemat, chce monitorować 8-godzinną obecność w pracy (sama obecność w pracy uznawana jest za wykonywanie pracy) i nie potrafi uwierzyć w samodyscyplinę i odpowiedzialność zespołu w warunkach home office sprawia, że dopiero pandemia odkryła na masową skalę możliwości, jakie daje zdalna praca?

Jak to ugryźć?

Istotą pracy zdalnej jest zatrudnianie pracowników, którzy poprzez elastyczne kształtowanie zakresu obowiązków i czasu pracy wykonują swoje zadania służbowe w miejscu ich przebywania zamiast w siedzibie firmy. Jest to możliwe dzięki wzrostowi znaczenia informacji oraz postępowi w zakresie telekomunikacji i informatyki umożliwiającym w tani i prosty sposób przesyłanie dóbr niematerialnych na dowolne odległości. Praca zdalna jest jednym z głównych elementów tworzących społeczeństwo informacyjne, zaś określenie i dokładna analiza przesłanek natury ogólnej, jak i technicznej jest niezbędne przy określaniu kierunku rozwoju i możliwości zastosowania jej w firmie. Niektóre zadania doskonale nadają się do pracy zdalnej, inne zaś nie. Praca wykonywana w formie pracy zdalnej możliwa jest jedynie w wybranych zawodach i specjalnościach, w obrębie których zadania do wykonania można jasno sprecyzować bez częstych i nieplanowanych konsultacji z kierownictwem bezpośrednio w siedzibie firmy.
Rozwój pracy zdalnej jest ściśle związany z rozwojem teleinformatycznym, zaś najistotniejszą przesłanką natury technicznej jest infrastruktura niezbędna do świadczenia pracy zdalnej:

sprzęt i narzędzia do pracy (komputery oraz standardowe wyposażenie komunikacyjne)
dostęp do szerokopasmowego łącza internetowego
przestrzeń i warunki do pracy
stałe, zdalne wsparcie techniczne.

Jak sobie pomóc?

Sposób nr 1
Reguły ułatwiające organizację czasu pracy (tzw. elastyczny czas pracy - ECP):

ramy czasowe: okres między najwcześniejszym rozpoczęciem pracy a najpóźniejszym dozwolonym zakończeniem pracy
czas obowiązkowy: ściśle określone godziny w ciągu dnia, w których pracownicy zdalni powinni być dostępni przez Internet
dzienny wymiar godzin: czas, który dana osoba powinna poświęcić w ciągu dnia na pracę; może się on różnić w poszczególnych dniach tygodnia czy tygodniach
okres rozliczeniowy: okres, po upływie którego sprawdza się, czy dany pracownik spędził określoną w umowie ilość czasu, będąc zalogowanym do systemu firmy

Sposób nr 2
Orientacja wynikowa: rozliczamy się z efektów pracy (SMART WORK, zamiast HARD WORK).

(Źródło: Opracowanie własne na podstawie artykułu D. Nojszewskiego opublikowanego na www.e-mentor.edu.pl - czasopiśmie internetowym Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie)

Idealny pracownik zdalny

Podobnie jak w wielu tradycyjnych rodzajach pracy istnieją kandydaci mniej lub bardziej odpowiadający danemu stanowisku, tak i w przypadku pracy zdalnej – niektórzy ludzie skuteczniej działają jako pracownicy zdalni, inni zupełnie się nie nadają do takiego stylu pracy. Istnieją czynniki psychologiczne, gama predyspozycji, które gwarantują pracownikowi zdalnemu wysoką wydajność i skuteczność w działaniu.

Jednym z kluczowych czynników sukcesu jest silna motywacja wewnętrzna, samodyscyplina oraz umiejętność zarządzania sobą w czasie, w tym organizowania sobie pracy we własnym zakresie, ponieważ więzi łączące pracodawcę i pracownika się rozluźniają. Motywacja oraz silne poczucie wiedzy i umiejętności są bardzo ważne z punktu widzenia radzenia sobie ze stresem wynikającym z braku bezpośredniego kontaktu z pracodawcą i innymi pracownikami, koniecznością samokontroli i kierowania swoją pracą w rozstrzyganiu wątpliwości i podejmowaniu decyzji. Pracownik zdalny nie otrzymuje motywujących go do pracy stałych wizualnych i dźwiękowych sygnałów występujących w tradycyjnym biurze. Dodatkowo jego uwagę mogą rozpraszać czynniki, z którymi w biurze nie ma do czynienia (np. inni domownicy, w szczególności dzieci, które w czasie pandemii nie uczęszczają do szkół/przedszkoli).
Środowisko domowe nie sprzyja ciągłemu monitorowaniu, a zatem idealny pracownik zdalny, to taki, który ma wystarczająco dużo samodyscypliny, że nie potrzebuje ciągłego monitoringu i kontroli swojej pracy. Co ciekawe, zdarzają się jednak także tacy pracownicy, których w tradycyjnym biurze trzeba ciągle ponaglać, a idealnie sprawdzają się jako pracownicy zdalni. Wynika to stąd, że mogą pracować we własnym stylu i w odpowiadającym im tempie, a także pojawia się u nich nowe poczucie odpowiedzialności i tzw. orientacja wynikowa (rozliczam się z efektów mojej pracy, a nie jedynie z samego faktu pracowania).
Pozytywny stosunek do zmian i innowacyjności to kolejny ważny element charakteryzujący pracowników zdolnych do pracy w home office. Pracownicy o elastycznej naturze łatwo dostosowują się do nowych sytuacji i nie mają większych problemów z zaakceptowaniem niestandardowych warunków pracy.
Dużym wyzwaniem w pracy zdalnej jest radzenie sobie z ograniczonymi kontaktami społecznymi oraz izolacją. Potrzeba afiliacji, czyli kontaktów społecznych oraz przynależności grupowej, jest jedną z podstawowych, ważniejszych potrzeb człowieka, która może być zachwiana w przypadku wykonywania pracy w długim okresie czasu jedynie w formie zdalnej. Bardzo często obecność innych osób w trakcie pracy nie tylko przyczynia się do osiągania lepszych rezultatów, ale również wpływa na wzrost satysfakcji z pracy. Pracownik w tzw. home office z założenia ma mniejszy kontakt z innymi współpracownikami, a zatem konieczne jest, by był osobą potrafiącą samodzielnie pobudzać swoją kreatywność oraz generować innowacyjne pomysły bez bodźców i stymulatorów zewnętrznych. Pracodawcy, którzy w obliczu pandemii przeorganizowali pracę na formę zdalną, powinni pamiętać o działaniach zapobiegających lub minimalizujących poczucie izolacji wśród pracowników (np. poprzez organizowanie regularnych spotkań online na platformach wirtualnych).
Samodzielne sterowanie własną pracą, odpowiedzialność za organizację czasu, autonomia oraz niezależność w podejmowaniu decyzji stanowią często swoistą przeciwwagę dla problemu afiliacji. Niektórzy pracownicy odczuwają duży dyskomfort, będąc pod stałym nadzorem przełożonych, którzy narzucają im swoją wolę, inni zaś nie wyobrażają sobie pracy poza biurem i braku wpływu innych osób na ich pracę.

Praca zdalna łączy możliwości społeczeństwa informacyjnego z możliwościami, jakie oferuje współczesny rynek pracy. Znajomości obsługi komputera i Internetu ma coraz więcej ludzi, a umiejętność dobrego zarządzania sobą w czasie jest cechą charakterystyczną dla współczesnych pokoleń. W normalnych warunkach gospodarczych (nie tylko w czasie pandemii) praca zdalna daje przede wszystkim duże możliwości rozwoju i samorealizacji dla kobiet w ciąży i młodych matek, które dzięki elastyczności czasu i miejsca pracy mają szansę skutecznie godzić życie rodzinne ze spełnieniem zawodowym. Praca zdalna pozwala na kształtowanie swojej pracy bardziej indywidualnie, w zgodzie z obowiązkami domowymi. Dlatego też, miejmy nadzieję, że długotrwałym skutkiem pandemii koronawirusa będzie zmiana nastawienia do tej formy pracy, która nie będzie jedynie trendem czy koniecznością wymuszoną sytuacją epidemiologiczną w kraju, ale faktycznie pracą przyszłości, która będzie kształtowała strategiczne decyzje pracodawców, a nawet stanowiła element ich działań wizerunkowych, np. Employer Branding.