Jak w 24 godziny zmieścić wszystko, co trzeba (i jeszcze się wyspać)

To nie będzie krótki poradnik, jak zmieścić wszystkie codzienne obowiązki i odczuwać radość z każdego działania przez 20 godzin na dobę, zostawiając 4 na regenerujący sen. Poniżej przedstawię kilka kluczowych punktów uwzględnianych w analizach dotyczących planowania czy zarządzania czasem.

Planowanie pozwala realizować zadania według ich ważności

Klasyka zasad zarządzania własnym czasem zwraca uwagę na konieczność ustalenia, jakie zadania mamy do wykonania na dany dzień i na ile są one ważne. Są różne metody ułatwiające taką segregację, w tym Matryca Eisenhowera. Najpierw wykonujemy te zadania, które są najważniejsze lub których termin nas „goni”. Są wielbiciele takiej strategii i na pewno można spróbować, jak to działa.

Jak zorganizować czas pracy?

Dostosujmy tryb działania do naszych indywidualnych preferencji. Jeżeli wykonywanie kolejnych zadań bez przerwy, aż do szczęśliwego końca, to dla nas optymalny sposób, wybierzmy go. Po tym czasie mamy już pełną swobodę zagospodarowania tego, co zostało. Są jednak osoby, które nie potrafią skupić uwagi tak długo, i to one właśnie najgorzej radzą sobie z organizowaniem czasu. Z jednej strony mamy świadomość konieczności wykonania zadań, z drugiej – umysł umyka w obszary niedozwolone – zerkamy, co tam u znajomych na FB i z poczuciem winy wracamy do przerwanej pracy. Potrzebujemy czasu, by wejść znowu w tryb zadaniowy. A za chwilę nabieramy ochoty na coś do picia. Odrywamy się, robimy herbatę, odbieramy telefon od znajomego, a czas biegnie nieubłaganie.

Jak sobie z tym poradzić? Podzielmy czas przeznaczony na konkretne zadania i przerwy, np.:

Po śniadaniu robię zadanie A, bo jest ważne i pilne. Dopiero, gdy je skończę, będę mieć 15 minut na dowolne działania, którymi chcę się zająć.

Scenka z życia: robię zadanie A, a tu dzwoni telefon i muszę odebrać. Ktoś informuje mnie, że jest pilny mail i trzeba na niego natychmiast odpowiedzieć. Co robić? To zależy. Jeżeli mamy dobrze ugruntowaną hierarchię ważności, to wiemy, czy możemy tego telefonu nie odbierać i oddzwonić później czy też nie. Warto ustalić takie priorytety i odpowiedzieć sobie na pytanie: czy będzie dużym problemem, jeżeli oddzwonię po wykonaniu zadania?

Po przerwie przeznaczam czas na przejrzenie poczty mailowej, ale nie dłużej niż do godziny 12.00. I znowu mam czas dla siebie, mogę coś zjeść, napić się kawy czy posprzątać pokój (przy pracy zdalnej).
Na dzisiaj mam jeszcze dwa krótkie zadania do wykonania i robię je bez odrywania się od nich.

Zostaje mi mnóstwo czasu i energii na inne obszary życia.

Uwaga: próba rozplanowania w taki sposób całego dnia może być dla nas idealnym rozwiązaniem i wywołać zachwyt, ale może też kompletnie nam nie pasować, ponieważ ludzie różnią się od siebie i mają odmienne potrzeby, i style życia. Nie da się zbudować uniwersalnego algorytmu działania, ale możemy próbować znaleźć dla siebie najlepszy model.

Planowanie zmniejsza frustrację i uspokaja

Nie każde planowanie tak działa. Jeżeli przygotowujemy sobie spis zadań do zrobienia na dzień, w którym przez 8 godzin wykonujemy bezustannie istotne działania, to poczujemy się wyczerpani i daleko nam będzie do spokoju. Czasem odnosimy wrażenie, że natłok pracy wymusza na nas taki tryb działania. O ocenie ważności zadań było powyżej. W tej zasadzie wiele osób może się jednak odnaleźć.

Jeżeli pracujemy w domu, to samodzielne ustalenie rytmu dnia może być dobrym rozwiązaniem. Możemy wieczorem ustalać zadania na następny dzień lub przygotować sobie planner na cały tydzień. Dzięki temu będziemy wiedzieli, czy i kiedy jest czas na napływające bieżące sprawy. Możemy też ustalić, co robimy w określonych porach dnia, np.:

6.00–7.00 biegam i jem śniadanie
8.00–9.00 sprawdzam maile i inne wiadomości prywatne
od 9.00 realizuję zadania zawodowe – w wybranym przez siebie modelu
od 17.00 mam czas dla rodziny i znajomych oraz na przyjemności.

Planowanie daje szansę na równowagę w różnych obszarach życia

Nie tworzymy życia, które pragniemy poprzez grafiki zapchane od rana do wieczora ważnymi sprawami. Nie możemy znaleźć dodatkowych godzin w ciągu doby, ale możemy wykorzystać te, które są optymalnie, czyli dopasowane do naszych priorytetów.

Scenka z życia: to się nie uda. Chciałbym codziennie trenować crossfit, oglądać ulubiony serial, pójść z rodziną na spacer, wspólnie coś ugotować itd. A od tygodnia cały czas po pracy spędzam, pilnując dzieci, żeby odrobiły lekcje. Nikt nie obiecywał, że będzie lekko. Może dzieciom też przyda się planowanie czasu, z korzyścią dla obu stron.

Proponuję wykonać ćwiczenie. Na poniższym diagramie zaznaczono cztery ważne obszary naszego życia. Mając do dyspozycji 100 procent energii życiowej, proszę zaznaczyć na poszczególnych osiach, ile tej energii używasz teraz na wskazane zakresy (np. jak było w tym miesiącu), tak by sumowały się do 100.

Czy ilość energii wydatkowanej na różne obszary jest proporcjonalna?
Czy rzeczywiście najbardziej interesuje nas to, na co poświęcamy jej najwięcej?
Czy sami decydujemy o tym, jak wydatkujemy swój czas i energię, czy też decyduje o tym ktoś inny?
Co chcielibyśmy zmienić w tych podziałach, i jak możemy to zrobić?

Optymalny model zakłada, że każdy z tych ważnych obszarów powinien pochłaniać porównywalną część naszej energii. Jeżeli w znacznym stopniu zaniedbamy jeden z nich, to możemy się spodziewać negatywnych konsekwencji, które zmuszą nas do zainteresowania się tą sferą. Pewnie wówczas zaniedbamy inną. Wyobraźmy sobie, że staramy się dzielić nasz czas (energię) na sprawy zawodowe i rodzinno-przyjacielskie. Doba wydaje nam się za krótka, by zmieścić regularne dbanie o sprawność fizyczną, rozwój osobisty czy zdrowie. Jak długo można tak zaniedbywać te obszary? Pewnie niektórzy odpowiedzą, że długo, a właściwie do momentu, gdy pewnego ranka obudzimy się z bólem kręgosłupa lub poczuciem „wypalenia”, albo, co gorsza, z poczuciem bezsensu codzienności.

Planowanie nie stworzy naszego życia, musimy to zrobić sami

Możemy wybierać działania dla nas ważne, mając świadomość, że z niektórych mniej istotnych trzeba zrezygnować. I tu pojawiają się kluczowe pytania:

Co jest dla mnie ważne?
Co jest celem?
Czy w każdym z wskazanych wcześniej czterech obszarów mam jakieś cele i czy one się wzajemnie uzupełniają czy wykluczają?

Jeżeli celem jest założenie dochodowej firmy, posiadanie szczęśliwej rodziny z trójką dzieci, dbanie o formę fizyczną i psychiczną, zwiedzanie świata i regularne spotkania z przyjaciółmi, to możemy mieć problem. Jest wysokie prawdopodobieństwo, że dołączymy do grupy sfrustrowanych, którzy mimo intensywnych starań nie dają rady. Być może każdy z tych celów jest osiągalny, ale nie wszystkie razem, w tym samym czasie.

Jeżeli wyznaczymy wyraźne, realistyczne priorytety, będzie nam łatwiej uporządkować działania w czasie i odczuć satysfakcję z własnego życia. Przyjrzyjmy się czasowi, który mamy do dyspozycji, i wypełnijmy go tym, co ważne i tym, co daje radość i przyjemność z życia.