Zbliża się koniec roku akademickiego. Dla niektórych to czas końca studiów, a to nierozerwalnie wiąże się z napisaniem i obroną swojej pracy – magisterskiej lub licencjackiej. Niby od początku studiów wiemy, że finałem będzie przygotowanie pracy dyplomowej, ale bywa tak, że odwlekamy te działania na kolejne dni, tygodnie i miesiące. Każda wymówka jest dobra, by odłożyć pisanie na później. Aż przychodzi taki moment, że staje się to sprawą ważną i pilną.
Praca dyplomowa – zadanie czy projekt?
Napisanie pracy dyplomowej dla przeciętnego studenta nie jest nierealistycznym i trudnym celem. Dlaczego więc tak często trudno nam się zabrać do jego realizacji? David Allen, twórca metody Getting Things Done (i książki o tym samym tytule) mówi, że „Każdy cel, którego osiągnięcie wymaga więcej niż jednej czynności, jest projektem”. Praca dyplomowa nie jest więc zadaniem, ponieważ wymaga przeprowadzenia przynajmniej kilku czynności. Potraktowanie jako zadania sprawy, która realnie jest projektem, jest pułapką. Zadanie wydaje się Cię przerastać, odbierasz je jako trudne, wymagające czy wręcz niewykonalne. Takie myśli jeszcze bardziej zniechęcają do działania. Kiedy zmienisz perspektywę – przekształcisz pracę dyplomową w projekt do zrealizowania i podzielisz na małe, łatwe do wykonania kroki – okaże się, że „nie taki diabeł straszny”.
Planowanie wsteczne
Niektórzy w ogóle nie planują, od razu przechodzą do działania. Jednak wtedy trudno ocenić, czy i w jakim tempie zbliżasz się do celu. Łatwo stracić motywację, kiedy nie wiesz, ile już zrobiłeś, a ile działań jeszcze jest przed Tobą. Większość ludzi planuje do przodu. Zaczyna od chwili obecnej i obmyśla, jakie kolejne kroki musi podjąć, aby osiągnąć cel w przyszłości. Skutecznym sposobem planowania jest planowanie wsteczne. Opierając się na tej metodzie, Kurt Vonnegut pisał swoje książki. Zaczynał od napisania zakończenia, a potem cofał się krok po kroku, tworząc fabułę książki. W podobny sposób można podejść do planowania pracy dyplomowej. Zacznij od umiejscowienia w czasie skonkretyzowanego, precyzyjnego efektu twoich działań, czyli celu. Dobrze jest, jeśli twój cel jest „SMART-ny”, czyli: sprecyzowany, mierzalny, ambitny, realny i określony w czasie. Teraz dopiero cofaj się w czasie i ustalaj, co powinieneś wykonać, mieć, oddać w określonych momentach, aby osiągnąć to, czego chcesz. Planowanie wstecz powoduje, że w efekcie robisz właściwe rzeczy we właściwym czasie. Zamiast koncentrować się na kolejnych działaniach, kierujesz uwagę na rezultaty.
Podziel pracę na etapy
Podzielenie dużego projektu (a takim jest praca dyplomowa) na mniejsze, pośrednie etapy lub kamienie milowe zwykle sprawia, że ów cel zaczyna być postrzegany jako osiągalny. Oto kolejne kroki tego procesu:
- Wyznacz termin realizacji napisania swojej pracy.
- Ustal, co musisz zrobić w ciągu tego czasu, żeby cel został osiągnięty. Nie myśl liniowo, zapisuj wszystkie istotne działania (kamienie milowe), jakie musisz wykonać, aby złożyć swoją pracę w terminie.
- Narysuj oś czasu od lewej do prawej. Po lewej stronie wpisz dzisiejszą datę, po prawej stronie osi wpisz ostateczny termin realizacji celu.
- Zapisz każdy kamień milowy, zaczynając od terminu ostatecznego i cofając się do bieżącej daty. Przypisz daty do każdego etapu.
Opisz zadania jak akcję
Kiedy masz nakreśloną strukturę projektu, czas na zaplanowanie konkretnych zadań. Jeśli zamiast działania „pójdę do biblioteki” zaplanujesz „wypożyczyć literaturę do części teoretycznej” – jest większa szansa, że zbliżysz się do celu, jakim jest napisanie pracy dyplomowej. Zadania nazywaj w taki sposób, aby opisywały akcję, którą podejmiesz. Używaj czasowników, które jednoznacznie mówią, co masz zrobić. Zamiast: „wybór bibliografii” zapisz: „zrobić spis książek i artykułów do pracy”. Zadania opisane w taki sposób są jasno sprecyzowane, a jednocześnie stają się dynamiczne, zachęcają do aktywności. Kiedy je wykonasz, będziesz miał poczucie, że wykonałeś kolejny krok do przodu.
Określ pierwszy krok i zaplanuj działania
Umiejscowiłeś już kamienie milowe w swoim projekcie. Każdy etap skończy się zamierzonym efektem, jeśli wykonasz konkretne zadania. Teraz przypisz zadania do każdego etapu, zaczynając od tego, który będzie pierwszym krokiem. Zaplanuj zadania w kalendarzu, zarezerwuj czas na wykonanie tego zadania. Traktuj kalendarz jak „święte miejsce” – nie przepisuj terminów na kolejny dzień! Staraj się planować zadania w taki sposób, aby były dla Ciebie łatwe do wykonania. Oto kilka dobrych praktyk:
- Ustal pierwszy krok w każdym zadaniu. Jest to najmniejsza czynność, jaką można wykonać w zadaniu. Zaplanuj ją i wykonaj, napędzi Cię to do działania.
- Stosuj metodę szwajcarskiego sera: w pierwszej kolejności wykonuj łatwe, natychmiastowe czynności w dużym zadaniu.
- Jeśli będziesz miał pokusę przełożenia zadania na inny termin, zadaj sobie pytanie: „Czy to, co robię w tej chwili wymiernie przybliża mnie do mojego celu?”.
- Świętuj małe zwycięstwa. Zobacz, gdzie jesteś – ile udało ci się osiągnąć i ile jeszcze zadań przed Tobą. Doceniaj siebie za to, co robisz.
Podejście do dużych zadań jak do projektu przywraca nam poczucie kontroli nad naszymi sprawami. Kiedy je planujemy, a potem trzymamy się realizacji poszczególnych elementów tego planu, wzrasta w nas poczucie skuteczności. Tego rodzaju przeświadczenie pozwala nam podchodzić do kolejnych wyzwań z większą odwagą i spokojem. Mimo że czeka Cię trochę pracy, przekonasz się, że większa efektywność to większa radość życia.
