Natłok zadań i obowiązków często sprawia, że nie możemy się z niczym wyrobić. Ciągle brakuje nam czasu. Albo z nim walczymy, albo za nim gonimy. A gdyby z nim pracować? I sprytnie go zaoszczędzić? Istnieją różne techniki i narzędzia, które mogą w tym pomóc. Co zrobić, żeby być bardziej efektywnym i wydajnym, i co ma wspólnego pomidor ze skutecznym zarządzaniem swoim czasem?
Czasem da się skutecznie zarządzać sobą w czasie
Im więcej czasu dajemy sobie na wykonanie zadania, tym bardziej czujemy, że go tracimy. W większości przypadków to, co zaplanowaliśmy, i tak zrobimy na ostatnią chwilę, a w międzyczasie będziemy nieustannie mieć z tyłu głowy, że coś musimy. Dlatego warto działać na krótkich deadline’ach, zakończyć, co trzeba, i przejść do kolejnego zadania. Niezależnie, czy mowa o pracy, nauce, obowiązkach domowych czy rozpoczęciu diety.
„Człowiek wykonuje daną pracę tak długo, ile ma czasu do dyspozycji. Jeśli nie ustali się terminu, zadania stają się bezterminowe i w taki sposób są potem traktowane” – tak w swojej książce „Sztuka komunikowania się, negocjacji i rozwiązywania konfliktów” pisze prof. zw. dr hab. Henryk Bieniok i jestem przekonana, że większość z Was tak właśnie ma. I nie ma w tym nic nadzwyczajnego ani złego, ale jeśli sobie to uświadomimy, jesteśmy w stanie skuteczniej czasem zarządzać.
Technika Pomodoro – skoncentrowana świeżość umysłu
To prawdopodobnie najprostsza, a przy tym jedna z najbardziej skutecznych metod zarządzania czasem, do której nie potrzeba żadnych skomplikowanych narzędzi ani przygotowań. Wystarczy czasomierz. Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, a sama nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Na czym polega? To proste. Podstawowym założeniem tej metody jest podzielenie pracy na 25-minutowe bloki robocze, po których następuje pięć minut przerwy.
Na początek należy stworzyć listę zadań. Dobrze posortować je według ważności. Potem wystarczy ustawić czasomierz na 25 minut - tyle właśnie trwa jedno Pomodoro. To jest czas na wykonanie naszego zadania – w całości lub w części. Po upływie jednego Pomodoro obowiązkowo robimy sobie pięciominutową przerwę. To jest moment, kiedy oznaczamy zadanie jako wykonane lub cieszymy się myślą, że mamy już część za sobą. I tak kolejne trzy razy. Po czwartym Pomodoro zasłużyliśmy na dłuższą przerwę. Odpoczywamy 20-30 minut.
Dlaczego warto robić zadania w niepodzielnych odcinkach czasowych?
- Daje to możliwość pełnego skupienia się. Pomaga zorganizować i uprościć pracę. Łatwiej jest się skoncentrować, jeśli wiemy, że to tylko na czas zadania. Natomiast sama świadomość upływającego czasu zwiększa wydajność. Zrobimy wszystko, żeby zdążyć do przerwy, nie odrywając się, by sprawdzić maila czy odebrać telefon.
- To motywuje! Świadomość, że zadanie będziemy wykonywać tylko 25 minut, sprawia, że łatwiej jest je zacząć, a przerwy pozwalają odświeżyć umysł. To z kolei pomaga uniknąć błędów, a co za tym idzie – dodatkowej pracy i stresu z nią związanego. Ułatwia wykonanie zadania na czas, przy okazji go oszczędzając.
Zamiast tradycyjnego, kuchennego czasomierza, warto skorzystać z aplikacji Pomotodo, która odmierza cykle, informuje, kiedy czas na przerwę, i tworzy raporty z wykonanych zadań. Pozwala również na wyłączenie innych aplikacji w trakcie każdego Pomodoro, żeby uniknąć dekoncentrujących powiadomień i wiadomości.
Aplikacje do zadań specjalnych
Istnieją aplikacje w zasadzie do wszystkich zadań. Dzięki nim możemy je uporządkować, stworzyć listy priorytetów i dostawać powiadomienia, co mamy do zrobienia, gdzie mamy być lub komu złożyć życzenia urodzinowe. Pomagają się zorganizować i zarządzać naszym czasem, zarówno tym przeznaczonym na pracę, jak i na przyjemności.
Prawdopodobnie najbardziej znany jest kalendarz Google. Darmowy, intuicyjny, można z niego korzystać zarówno na komputerze, jak i na tablecie czy telefonie. Pozwala na tworzenie wydarzeń, przejrzyście dzieli je, nadając im kolory, i o nich przypomina.
Efektywna praca zespołowa
Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu projektami jesteśmy w stanie sprawniej i efektywniej wykonywać zadania. Aplikacje dostępne online, jak Asana, Slack, Trello czy ich polski odpowiednik Nozbe, pozwalają organizować pracę całego zespołu, bez względu na to, czy pracuje zdalnie, czy w biurze. Umożliwiają tworzenie zadań, przypisywanie ich do konkretnych członków zespołu, definiowanie deadline’ów i odznaczanie zadań jako wykonane. Za ich pośrednictwem możliwe jest również przesyłanie plików. Można z nich korzystać w przeglądarce, na pulpicie komputera oraz przez aplikację mobilną. Oszczędzają nasz czas, porządkując zadania i materiały w jednym miejscu.
Online vs offline
Trudno sobie wyobrazić dzisiejszy świat bez internetu. Życie w dużej mierze przeniosło się online. I z jednej strony można powiedzieć, że tracimy czas, wpatrując się nieustannie w ekrany naszych smartfonów, ale z drugiej strony dzięki temu, że większość rzeczy możemy dziś załatwić nie wychodząc z domu, oszczędzamy czas. Chcemy skorzystać z sezonowej wyprzedaży? Nie musimy jechać do centrum handlowego, szukać miejsca parkingowego, przeszukiwać stert porozrzucanych ubrań, żeby znaleźć parę spodni za kilka złotych i stać potem w niekończącej się kolejce do kasy, bo przecież takich jak my, jest więcej i każdy chce upolować okazję. Teraz wystarczy zajrzeć do sklepu online lub skorzystać z aplikacji, siedząc wygodnie w fotelu. Kilka kliknięć i koszyk pełen ubrań jest nasz - następnego dnia dostarczony przez kuriera do domu lub do paczkomatu. Podobnie z załatwianiem wszelkich spraw urzędowych czy zakładaniem kont bankowych. Kilka kliknięć i gotowe.
Nauka online? Ma swoje plusy i minusy, ale możliwość zapisania się na studia przez internet zdecydowanie motywuje do podjęcia decyzji i załatwienia tzw. spraw papierkowych bez odchodzenia od biurka. Taka możliwość jest dostępna w Wyższych Szkołach Bankowych. Dlatego jeśli chcesz zapisać się na studia nawet w innym mieście, nie musisz nigdzie jechać. Wszystko załatwisz zdalnie, przez internet, Zaoszczędzony czas możesz spędzić, uczestnicząc w webinarze, konferencji czy szkoleniu lub oglądając nowy serial na Netflixie. Wszystko bez marnowania czasu i niepotrzebnego stresu.
Dzięki właściwej organizacji, technologii i jej nowoczesnym rozwiązaniom w łatwy sposób można zarządzać swoim czasem, tak by mieć go jak najwięcej. I nieważne, czy wykorzystasz go na naukę, podróże, zakupy, spotkania ze znajomymi, sport czy po prostu będziesz mieć chwilę dla siebie. Zaoszczędzony czas wydaj na co chcesz.
