Stosowanie metod agile w zarządzaniu jest trendem, jaki na rynku polskim pojawił się stosunkowo niedawno. Jednak wciąż postępuje i organizacje często podchodzą do niego w sposób entuzjastyczny. Dlaczego? Bo niesie ze sobą nadzieję na optymalizację procesów, podniesienie wartości, poprawę jakości i zwiększenie skuteczności podejmowanych działań.
Dane z raportu Deloitte „Agile Maturity Survey”, potwierdzają intensywność rozwoju zwinnych metod zarządzania w polskich przedsiębiorstwach. 80% respondentów potwierdza stosowanie narzędzi agile, które są wykorzystane w tworzeniu produktów oraz w celu usprawnienia pracy zespołów, do zarządzania portfolio, przy planowaniu i podejmowaniu decyzji, jak i do zarządzania wewnętrzną komunikacją. 24% z badanych przedsiębiorstw deklaruje korzystanie z rozwiązań zwinnych dłużej niż 6 lat. Zaś tylko 20% z nich nie wykorzystuje zwinności do codziennego zarządzania w jakimkolwiek obszarze.
Strategie wdrażania
Podejście zwinne może być wdrażane w organizacji w sposób etapowy, zaplanowany na dłuższy czas, skupiając się na poszczególnych obszarach zmian. Może także bazować na podejściu tzw. „big-bang”, polegającym na wprowadzeniu rozwiązań agile na wszystkich zdefiniowanych polach zmiany jednocześnie. Obie metody niosą ze sobą zarówno korzyści, jak i ewentualne zagrożenia.
Strategia etapowa o charakterze pilotażowym:
- minimalizuje ryzyka związane z możliwością przerwania ciągłości działania przedsiębiorstwa oraz ryzyka operacyjne,
- wykorzystuje doświadczenia organizacyjne z poprzednich etapów zrealizowanych wdrożeń, co pozwala uniknąć błędów wynikających z indywidualnego charakteru organizacji,
- umożliwia skoncentrowanie się na bieżącym obszarze wprowadzania zmian i zapewnienie im potrzebnego wsparcia, czy indywidualne dopasowanie zaplanowanych rozwiązań.
Wdrożenie o charakterze „big-bang” niesie ze sobą konieczność:
- wprowadzania wielu zmian w dużej skali, co zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia kryzysów,
- szczegółowego zaplanowania działań we wszystkich koniecznych obszarach, co zmniejsza możliwość elastycznego zarządzania zmianą i korzystania z charakterystycznych dla organizacji doświadczeń,
- przewidywania ryzyk wpływających na działanie całego przedsiębiorstwa,
- oczekiwania na korzyści wynikające z wdrożenia zmian w perspektywie długoterminowej.
Działanie krok po kroku
Przeprowadzenie zwinnych transformacji, bez względu na strategię wdrożenia, powinno zostać rozpoczęte od zdefiniowania celów oraz ich mierników. Takie działanie pozwoli w przyszłości zmierzyć poziom zrealizowanych zadań oraz ocenić ich sens. Istotnym elementem w procesie planowania zmian jest także określenie częstotliwości dokonywanych pomiarów wg przyjętych wskaźników. Takie podejście umożliwia elastyczne zarządzanie prowadzonymi działaniami w celu optymalizacji oczekiwanych korzyści.
Metody wyznaczania celów
Najpowszechniejszą metodą wyznaczania celów niezmiennie od lat jest KPI, czyli definiowanie kluczowych wskaźników efektywności. Stosunkowo niedawno pojawiła się metoda Objectives and Key Results (OKR), polegająca na skoncentrowaniu się poszczególnych członków zespołu na priorytetowych dla nich zadaniach. Jej przewagą jest to, że budowane jest u pracowników poczucia sprawczości poprzez współtworzenie realizowanych celów i mierników. Najnowszą metodą jest zarządzanie oparte na dowodach - Evidence Based Management (EBM), będące wstępem do stworzenia organizacji zarządzanej wg danych, gdyż decyzje podejmowane są na podstawie przeprowadzonej analizy danych.
Zdefiniowanie słowa „sukces”
Zwinna transformacja traktowana jest przez przedsiębiorstwa zazwyczaj jako czynnik pozwalający skrócić czas dostarczenia nowych produktów na rynek. Tymczasem, biorąc pod uwagę zmieniający się paradygmat działań marketingowo-sprzedażowych, należy również wziąć pod uwagę poziom satysfakcji pracowników organizacji, jak i klientów. Podstawą więc jakichkolwiek działań jest wewnętrzne zdefiniowanie słowa „sukces”, aby przez całe przedsiębiorstwo rozumiany był w ten sam sposób.
Bariery wejścia
Mimo popularności metod zwinnych w polskich organizacjach, przedsiębiorcy wskazują konkretne bariery uniemożliwiające ich wdrożenie. Najczęściej jest to brak odpowiednich kompetencji wśród pracowników oraz brak świadomości konieczności zmian, a tym samym nieznajomość korzyści z nich wynikających. Takie stanowisko stanowi jednak 20% ogółu respondentów. Dlatego można pokusić się o wniosek, że zwinność staje się pewnym elementem nowoczesnego i skutecznego zarządzania.
